W listopadzie masz jeszcze pełną swobodę wyboru w grudniu zostaje to, co jest na stanie. To jedyna reguła, która naprawdę rządzi prezentami firmowymi: personalizacja wymaga czasu a dostawcy gadżetów wyczerpują popularne modele i kolory na kilka tygodni przed świętami. Poniżej kalendarz zamówień, trzy progi budżetowe i podpowiedzi, co sprawdza się lepiej niż standardowy zestaw z koszyka.
Spis treści:
Kalendarz zamówień: co zdążysz przy jakim wyprzedzeniu
| Wyprzedzenie | Co jest realne | Czego już nie zdążysz |
|---|---|---|
| 3-4 tygodnie | Wszystko: gadżety z grawerem i nadrukiem, odzież z haftem, kalendarze, zestawy w pudełkach, kartki świąteczne | brak |
| 2 tygodnie | Kubki, notesy, długopisy, torby, kartki, nadruki na odzieży metodą DTF | Duże serie z haftem, nietypowe produkty na zamówienie |
| 7-10 dni | Druk kartek i etykiet, personalizacja produktów dostępnych od ręki, grawer na mniejszych seriach | Odzież w pełnej rozmiarówce, gadżety sprowadzane od dostawcy |
| 3-5 dni | Kartki świąteczne, etykiety, bony i vouchery, nadruk na produktach z magazynu | Praktycznie wszystko, co trzeba zamówić u dostawcy |
Dwa czynniki, które najczęściej wywracają harmonogram, nie mają nic wspólnego z produkcją: akceptacja projektu po stronie firmy (jedna osoba na urlopie potrafi zablokować zlecenie na cztery dni) oraz dostępność konkretnego koloru u dostawcy. Jeśli masz 20 listopada i chcesz zamówić 60 zestawów, zacznij od tego drugiego pytania, nie od projektu.
Trzy progi budżetowe na osobę
Do 50 zł: upominek, nie prezent
Działa jako dodatek do kartki albo gest dla szerszej grupy (klienci, podwykonawcy, dostawcy). Co ma sens w tej półce:
- kubek z nadrukiem: najbardziej używany gadżet firmowy, zostaje na biurku na lata;
- notes z logo plus długopis z grawerem;
- torba bawełniana z dyskretnym nadrukiem;
- kalendarz na nowy rok: biurkowy lub ścienny.
50-100 zł: standard dla zespołu
Tu wchodzi zestaw dwóch lub trzech elementów w pudełku albo jedna rzecz lepszej jakości: termos, pendrive z grawerem, porządny notatnik w oprawie, t-shirt lub czapka z haftem. Dobrze działa połączenie rzeczy użytkowej z czymś lokalnym: kawą, miodem, czymkolwiek od kieleckiego producenta, bo zestaw przestaje wyglądać jak wysyłka z hurtowni.
Powyżej 100 zł: prezent imienny
W tej półce liczy się personalizacja indywidualna, nie samo logo. Softshell z imieniem, kubek z imieniem i stanowiskiem, grawer z datą rocznicy pracy, zestaw w pudełku z kartką podpisaną przez zarząd. Jeśli budżet idzie w tę stronę, warto przeznaczyć część na pakowanie: prezent za 150 zł w szarej kopercie traci połowę efektu.
Logo czy imię: co wybrać
| Odbiorca | Personalizacja | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pracownicy | Imię, ewentualnie imię + logo małe | Prezent ma być dla nich, nie reklamą pracodawcy |
| Klienci B2B | Logo firmy | Upominek pracuje jako przypomnienie marki przez cały rok |
| Partnerzy i dostawcy | Logo dyskretne | Duże logo na prezencie czyta się jak materiał promocyjny |
| Kontrahenci na dłuższą metę | Bez logo z kartką firmową | Najbardziej elegancki wariant: marka jest na kartce |
Personalizacja imienna kosztuje więcej przy większych grupach, bo każda sztuka to osobna pozycja w produkcji. Przy 10-30 osobach różnica jest niewielka i warta wydania; przy 200 osobach sensowniej zrobić jedno logo i dołożyć imienne kartki.
Pakowanie i kartki: element, na którym najłatwiej oszczędzić za dużo
Większość firm dopina produkt i zapomina o tym, co odbiorca widzi pierwsze. Trzy rzeczy, które warto wliczyć w budżet od początku:
- Kartka świąteczna: drukowana, nie mailowa. Przy klientach B2B to często jedyny materialny kontakt w całym roku. Warto pomyśleć o niej już przy zamawianiu prezentów, bo druk kartek to kwestia dni a nie tygodni.
- Pudełko lub torba prezentowa z nadrukiem logo albo prostym wzorem świątecznym. Nawet tani zestaw wygląda poważnie w dobrym opakowaniu.
- Etykieta lub banderola: tanie rozwiązanie, które zamienia kilka luźnych przedmiotów w jeden zestaw.
Jeśli paczki jadą do klientów kurierem, zadbaj też o to, co jest na zewnątrz: materiały drukowane w przesyłce robią różnicę przy odbiorze.
Pięć zestawów, które sprawdzają się najczęściej
- Biurkowy: kubek, notes, długopis, kalendarz. Komplet użytkowy, który pracuje przez cały rok.
- Terenowy: termos, czapka z haftem, torba. Dobry dla ekip pracujących na zewnątrz.
- Lokalny: kubek z logo plus produkt od kieleckiego wytwórcy. Najbardziej doceniany przez pracowników.
- Dla klienta B2B: kalendarz, notatnik w oprawie, kartka z podpisem. Elegancki i neutralny.
- Voucherowy: bon lub voucher w drukowanej kopercie. Kiedy nie chcesz zgadywać gustów a nie chcesz też dawać gołej karty podarunkowej.
Pełny asortyment upominków znajdziesz w kategorii gadżetów reklamowych dla firm a wybór pod kątem strategii marki opisaliśmy w tekście o skutecznych gadżetach reklamowych.
Kalendarze i notesy: zamawiane razem z prezentami, ale rządzą się inną logiką
Kalendarz na przyszły rok ma sens tylko wtedy, gdy trafi do odbiorcy przed końcem grudnia: w styczniu jego wartość spada o połowę w lutym zeruje się. To produkt, przy którym opóźnienie nie oznacza „dostarczymy później”, tylko „nie ma po co”.
Praktycznie: kalendarze i notesy zamawia się w listopadzie razem z resztą upominków, nawet jeśli reszta prezentów rozjedzie się dopiero w połowie grudnia. Szczegóły doboru formatu i rodzaju opisaliśmy w przewodniku o kalendarzach i notesach reklamowych.
Odzież jako prezent: tylko z rozmiarówką
Bluza czy softshell z haftem bywa najlepiej przyjętym prezentem w całym zestawieniu, ale ma jedno twarde wymaganie: musisz znać rozmiary. Zgadywanie kończy się wymianą w styczniu a przy odzieży personalizowanej wymiana oznacza nową produkcję.
Jeśli nie masz zebranej rozmiarówki i termin goni, bezpieczniejsze są produkty bezrozmiarowe: czapka, torba, termos. Przy odzieży zacznij od zebrania rozmiarów, nawet jeśli oznacza to przesunięcie zamówienia o dwa dni; sposób w jaki to zrobić bez chaosu, opisaliśmy w artykule o odzieży firmowej w Kielcach. Haft na prezentach warto zamówić wcześniej niż nadruk: wymaga przygotowania programu haftu o czym piszemy w tekście o haftcie komputerowym w Kielcach.
Czego lepiej nie zamawiać
- Gadżetu, który nie ma zastosowania. Jeśli nie wyobrażasz sobie, w którym momencie dnia odbiorca tego użyje, prawdopodobnie nie użyje nigdy. Kubek, torba i notes wygrywają właśnie dlatego, że mają oczywiste miejsce.
- Produktu z logo większym niż sam produkt. To granica między prezentem a materiałem reklamowym i odbiorca wyczuwa ją od razu.
- Słodyczy jako całego prezentu dla pracowników. Jako dodatek działa; jako całość czyta się jak oszczędność.
- Odzieży bez znanej rozmiarówki. Powtarzamy, bo to najczęstszy powód styczniowych wymian.
- Czegokolwiek zamawianego 20 grudnia. Zostaje wtedy to, co jest na stanie a nie to, co chciałeś.
Jedno zamówienie, kilka grup odbiorców
W praktyce większość firm obsługuje na koniec roku trzy grupy jednocześnie: pracowników, klientów i partnerów. Najprostszy sposób, żeby nie robić trzech akcji zamiast jednej:
- Ustal jeden wspólny element wizualny: kartkę, etykietę albo wzór opakowania. To on scala całość.
- Zróżnicuj zawartość według grupy: pracownikom prezent imienny, klientom upominek z logo, partnerom kalendarz z kartką.
- Zamów wszystko w jednym zleceniu: jedna wycena, jeden termin, jeden odbiór.
- Oddziel listy wysyłkowe od razu, zanim paczki zostaną spakowane. Rozpakowywanie i przepakowywanie zestawów to najbardziej czasochłonna poprawka w całej akcji.
Jak złożyć zamówienie, żeby zdążyć
- Podaj liczbę osób, budżet na osobę i datę, na kiedy prezenty mają być gotowe.
- Dostajesz propozycję zestawów dostępnych w tym terminie: nie katalog wszystkiego a to, co realnie zdążymy.
- Wybierasz zestaw, przesyłasz logo i ewentualną listę imion.
- Akceptujesz wizualizację personalizacji.
- Odbierasz spakowane zestawy przy ul. Źródłowej 14 w Kielcach albo wysyłamy je pod wskazane adresy.
Szczegóły procesu: jak zamówić.
Najczęstsze pytania
Do kiedy można zamówić prezenty firmowe na święta?
Pełna swoboda wyboru kończy się przy trzytygodniowym wyprzedzeniu. Przy dwóch tygodniach realne są gadżety dostępne od ręki z nadrukiem lub grawerem, przy tygodniu: druk kartek, etykiet i personalizacja produktów z magazynu. Najszybciej potwierdzimy to telefonicznie, podając liczbę sztuk i datę.
Ile wydać na prezent dla pracownika?
Najczęściej wybierany przedział to 50-100 zł na osobę za zestaw dwóch lub trzech elementów. Poniżej 50 zł mówimy raczej o upominku, powyżej 100 zł warto przejść na personalizację imienną zamiast samego logo.
Czy na prezencie dla pracownika powinno być logo firmy?
Lepiej imię pracownika a logo dyskretnie albo wcale. Prezent z dużym logo czyta się jak materiał reklamowy. Przy upominkach dla klientów jest odwrotnie: tam logo pracuje przez cały rok.
Czy zrobicie prezenty z imiennym nadrukiem?
Tak. Przy grupach do kilkudziesięciu osób personalizacja imienna jest niewielkim dodatkiem do ceny. Przy dużych grupach tańszym rozwiązaniem bywa jedno logo plus imienne kartki.
Czy można zamówić same kartki świąteczne?
Tak, druk kartek to osobne zlecenie i jedno z najkrótszych terminowo: zwykle kilka dni roboczych. Przy nietypowym wykończeniu, na przykład złoceniu, trzeba doliczyć więcej czasu.
Czy pakujecie zestawy prezentowe?
Tak, kompletujemy i pakujemy zestawy, także z etykietą lub banderolą firmową. To rozwiązanie zdejmuje z działu kadr najbardziej czasochłonną część całej akcji.
Sprawdźmy, co zdążysz zamówić
Napisz, dla ilu osób i na kiedy: odeślemy propozycje możliwe do zrealizowania w tym terminie wraz z wyceną.
CopyNET Kielce
ul. Źródłowa 14, 25-335 Kielce
tel. 41 344 50 70
e-mail: info@copynet.pl